HP按需打印管理解决方案能够帮助企业IT人员在企业内部搭建起一个按需管理的打印平台，旨在以最少的成本完全满足企业的打印需求，并获得良好的用户满意度。

　　当众多企业管理人员被问及企业的年打印量、员工花在打印上的时间、公司的打印成本时，得到的回答往往是“不太清楚”。

　　事实上，很多企业一年的打印量之大，是一个极其惊人的数字。比如，阿尔卡特中国及上海贝尔阿尔卡特的年打印量为21,000,000张，中国知识产权办公室的年打印量为10,000,000张。

　　您也许会问，知道这个数字又有什么用呢？一些调查数据也许会给您提一个醒。Gartner调查显示，打印成本往往占到企业年营业额的1%-3%，由于图形打印量的增加，企业每年的打印成本还在以20-40%的速度增长；IDC的数字则是，企业IT人员15%的时间用于解决打印相关问题。打印成本之高，打印管理之重要由此可见一斑。然而，正如采购者实验室的调查发现，约有90%的公司并不了解他们的网络打印成本。为什么看起来几乎“透明”的打印，会消耗如此高的成本呢？

　　隐性成本：被忽略的水下冰山

　　通常而言，公司管理者往往只关注了打印总体拥有成本(Total Cost of Ownership，TCO)中的显性成本，即采购打印机等硬件设备和采购硒鼓、墨盒等耗材的支出成本；而打印设备维护、用户支持、乃至打印浪费等隐性成本总是为用户所忽略。

　　但实际上，隐性成本通常会占到总成本的一半以上甚至更多。在上海贝尔阿尔卡特，去除用于硬件、耗材的可见成本外，软件、用户支持、网络管理、可用性管理等等在内的隐性成本高达总成本的50%。

　　在许多企业中，公司很重视对可见成本的控制，却忽略了对隐性成本的管理。长此以往，由隐性成本所引起的“不可见消费”势必导致打印总成本的持续上升，使企业承受不必要的财政负担和经济损失。

　　寻求成本与效率的最佳结合

　　Gartner、IDC的调查表明，主动管理打印基础设施的企业，其打印总成本平均可节约30%。这意味着，如果在您的企业中，年打印成本是年营业额的3%，那么节约30%就相当于利润率提升1%。并且，将被动式管理打印基础设施变为主动式管理，还可为企业提高工作效率。对于这两方面的受益，上海贝尔阿尔卡特都深有体会。

　　原来，上海贝尔阿尔卡特拥有500多台打印机及复印机，但由于设备老旧，故障率高，管理分散，打印能力无法快速跟上业务发展的需要。同时，添加新设备和更换老设备所带来的固定资产高额支出也成为企业健康发展的沉重包袱。此外，由于打印设备、服务、耗材分别由多个供应商提供，遇到问题时需要同多个供应商交涉，十分不便。

　　2003年，上海贝尔阿尔卡特决定采用HP按需打印管理解决方案，为其分布在上海4个办公地点的4,000名用户提供打印服务。HP为上海贝尔阿尔卡特的整体打印环境进行了优化设计与部署，使每个员工享受到更迅捷、可靠、灵活的打印、复印甚至扫描服务，同时加强了对打印行为以及成本的控制。项目目标是使上海贝尔阿尔卡特每年的打印/复印成本减少120万元人民币。

　　方法论、硬件、软件、服务：四位一体的解决之道

　　HP按需打印管理解决方案能够帮助企业IT人员在企业内部搭建起一个按需管理的打印平台，旨在以最少的成本完全满足企业的打印需求，并获得良好的用户满意度。它由方法论、硬件支持、软件支持和支持服务四部分组成。

　　一般说来，企业部署打印设备有两种方式：分布式部署和集中式部署。二者的优缺点都非常突出：采用分布式部署，为企业中每个有打印需求的用户都配置一台打印机，具有使用方便的优点，但设备采购成本及运维支持成本过高；采用集中式部署，在企业内集中部署功能强大的打印机或多功能一体机，能够以较少的设备满足整个企业的打印需求，成本较低，但如果过于集中又会给使用者造成不便，出现排队等候、保密性差等问题。HP，作为世界级的打印专家，有一套科学的方法论，能够为用户在这两种部署方式中找到最佳平衡点，使企业的打印能力既能够满足打印需求，又不会出现打印能力的浪费。正是应用这一方法论，HP对上海贝尔阿尔卡特的打印环境和打印需求(包括随着业务发展所带来的潜在需求)进行详尽的双向分析，然后提交了达到成本与效率最佳结合的楼层部署方案，将上海贝尔阿尔卡特的打印/复印设备从原来的500多台减少为168台。

　　上海贝尔阿尔卡特原有的500多台打印设备老旧，故障率高、无法满足企业的打印需求，并且其高昂的维护费用甚至超过采购新设备的成本，用168台全新的HP设备替换了原来的500多台陈旧设备，成本的降低是显而易见的。并且，设备的数量虽然大幅减少，打印/复印作业的效率却更高了，这要归功于HP在打印硬件上无人可及的优势。众所周知，HP打印机在全球市场上坐拥半壁江山，它能够提供激光打印机、喷墨打印机、彩色打印机、黑白打印机、网络打印卡以及各类配件、耗材，完全能够满足用户的所有打印需求。据统计，每一秒钟就有一台新的HP打印机到达用户手中。

　　要营造一个高效运转的打印环境，离不开硬件与软件的完美结合。HP按需打印管理解决方案不仅拥有优良的硬件支持，还配备了HP网络打印管理系统。该系统集成了监视与预警、搜集与报告、管理与控制、基于Web浏览器的打印界面四大管理工具，能够对设备状态进行实时监控，提供多元化的打印报告，以简洁、统一的打印界面实现对打印的管理和控制。这使得企业的打印行为完全透明，管理者可以轻松管理打印作业，进行成本控制，并提高效率。利用这套软件，HP为上海贝尔阿尔卡特建立了强大的软件管理平台，提供月度印量统计报告，为印量追踪和成本控制提供了便利。

　　打印设备的采购虽然是一次性行为，而要在其使用生命周期中最大限度地发挥其效能，必须要进行设备的维护。就象我们开车一样，要定期给车子做保养，这样车子好开、省油又安全。不同型号的打印设备，使用年限不同，何时更新换代，也要考虑。在HP按需打印管理解决方案中，对这些问题都考虑到了，提供了相应的技术支持服务。包括故障修复、预防性维护、补给、项目管理、帐号管理、专人技师、使用量跟踪与报告等等，所有的设备安装与管理、系统维护与升级、耗材供应等等，全由HP一手包办，可谓面面俱到，企业IT部门的人员也得以从琐碎的打印工作中解放出来。对于上海贝尔阿尔卡特，HP提供了严格的服务级别承诺和驻场服务人员，保证了打印使用者的满意度，并且确定了切实可行的服务变更管理方案，以满足上海贝尔阿尔卡特随着业务扩张而不断增长的打印需求。

　　特别值得一提的是，采用HP按需打印管理解决方案，用户只需按照实际发生的打印量付费，所有的隐性打印成本都不复存在，使得打印服务像用水、用电一样，随用随买，随买随用。在上海贝尔阿尔卡特的项目中，HP提供了一个统一的单价，包括所有的服务内容(硬件、软件、耗材、管理)，并适用于所有不同种类的设备，从而简化了财务支付程序，提高了效率。

　　不仅仅是降低了成本

　　为了让客户进一步获得最佳体验，HP还提供了独一无二的金融服务支持。对于采用按需打印解决方案的用户，HP不但可以租赁的方式提供打印设备，还可以对企业的旧设备进行回购，从而保护了企业投资。并且，HP提供的分期付款方式，其利率低于银行贷款利率，从而使用户将大宗硬件投资转变为分期付款的小额支出。通过这一财务杠杆，可为企业显著提高投资回报率。这一点，对于上市企业来说，犹有意义。高投资回报率意味着每股盈利率的提高，这对于企业的股票价格，无疑是利好消息。