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律师行业知识管理解决方案

出处：互联网　作者：IBM 　2007-11-15 13:36　评论

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弘康知识管理软件系统采用 IBM 的 Lotus Notes/Domino 平台，基于跨平台 Web 技术开发，易学易用、操作简单。建立了知识门户和相应的分类知识库，使律师的办案经验和技能得到沉淀和共享。

　　方案概述

　　技术信息 | 成功案例

　　(一)方案概述

　　1.系统概述

　　弘康律师事务所知识管理系统是我公司在开发和实施知识管理系统的基础上，与著名的律师集团-天伦律师集团(全国6个分所)合作，开发的一套具有很高实践性的、完善的、先进的知识管理系统。这也是知识管理系统在律师行业成功应用的又一典范。

　　弘康知识管理软件系统采用 IBM 的 Lotus Notes/Domino 平台，基于跨平台 Web 技术开发，易学易用、操作简单。该系统可使事务所内律师业务实现计算机操作与管理，加速数据采集、处理、分析、输出，帮助律师查看、分析、跟踪案件办理过程，使律师脱离繁杂的数据处理工作，使律师实现网上办公。

　　律师主要承办各种案件，所以知识管理系统也是以律师业务管理为中心，兼顾事务所的管理。律师的主要知识来源于办案过程，在此过程中，不断积累经验和知识。其办案过程、使用的资料、办案心得以及经验都是宝贵的财富，利用知识管理平台，将这些知识积累下来，分权限地在全所或全集团内共享、学习和交流，大大提高事务所或集团的整体业务水平，大大提高办案能力、提高综合竞争力。同时，知识管理平台纳入人力资源管理、财务管理、企业文化、行政办公管理、公共资源信息等，将律师在日常工作、学习、交流中的知识纪录、收集和分类。

　　2.适用客户

　　弘康律师事务所知识管理系统是一套律师事务所的综合管理系统，适合于各种类型的律师事务所。

　　3.功能描述

　　3.1 律师业务管理

　　客户管理

　　· 客户分为潜在客户和现有客户，潜在客户可以转换成为现有客户

　　· 客户资源开发管理

　　· 客户的信息登记、编辑和查询(按日期、性质、部门、状态、种类、编号等)

　　· 客户的费用跟踪和统计，报表输出及打印

　　· 客户投诉、反馈处理

　　· 强大的权限设置与搜索功能

　　案件管理

　　· 收案登记、案件任务分配、案件编辑、案件结案、案件卷宗归档

　　· 案件建立、删除、查询统计(按案件性质、种类、状态，委托人性质等)，快速定位案件

　　· 法律文书盖章申请、审批及内部控制管理o 各种法律文书模板，减少律师的工作量，提高工作规范程度

　　· 该模块与工作日志和法律文书有机结合

　　· 办案中的各种事件(包括开庭时间、客户接洽等)对律师自动进行提醒

　　· 可以选择案件协办人员

　　工作日志管理

　　· 工作日志类型分为有案件背景和无案件背景两种

　　· 工作日志录入和统计，可以分多时间段记录

　　· 律师总的工作时间与费用统计，费用将汇总到相关案件的费用账单上

　　· 可以统计某一客户或案件上花费的时间和费用等

　　· 工作日志也可以记录事务提醒

　　· 各级领导分权限地及时全面了解下属的工作情况、工作强度、案件进展等

　　· 提供多种检索、统计功能

　　法律文书管理

　　· 相关法律文书在线编辑、上传

　　· 完成法律文书后通过网上盖章系统，自动传送到盖章处盖章

　　· 系统提供各种法律文书模板，大大减少了律师的工作量

　　· 支持多个律师并行工作，具有编辑文本痕迹保留功能

　　· 对于保密文书具有严格的授权管理

　　经典案例

　　· 律师办案过程中，有大量经典案例和宝贵的经验，将它们记录在案，分权限地共享，给其他律师参考和学习，也充分体现了经验知识的积累和共享

　　· 案例的类别，律师可以自行设定。

　　司法动态

　　· 查询相关法律的最新动态和新闻。

　　法律法规检索

　　· 网上检索相关法律法规，快捷方便

　　· 通过全文搜索系统，在大量的法律法规库中快速查到自己所需的信息资料。

　　强大的搜索查询功能

　　· 搜查和查询，贯穿整个系统

　　· 分一般搜索和高级搜索，可以按照多关键字和其组合搜索。可以全系统搜索，有可以指定模块搜索。可以分类搜索，又可以全文搜索。

　　· 具有模糊搜索功能

　　3.2 公共知识管理

　　总结计划

　　· 自由设定分类，按时间、类别、部门存储，积累工作经验

　　规章制度、入职指南、新闻动态等

　　· 为律师提供知识学习的来源

　　通用模板功能、网上资源库等

　　· 为律师提供强大的统一的知识资源入口

　　图书管理

　　· 网上借阅、统计、查询、预约、还书等，充分利用资源，减少浪费

　　经典案例、电子期刊

　　· 总结和归纳成功经验，发表文章，积累知识，分享经验

　　可以管理列车、航班、邮编、区号、天气信息等公共信息，以供快速查找和利用

　　3.3 所务行政办公

　　工作流程管理、收发文管理

　　· 自定义工作流方向与步骤、文件审批、自动流转、实时跟踪过程，掌握工作处理情况

　　· 各种文件及盖章申请都可以网上审批与签发

　　· 实现工作规范化与标准化，提高效率

　　盖章管理

　　· 与工作流结合，网上盖章申请

　　·盖章记录与查询，法律文书盖章、行政文件盖章等

　　资产管理

　　· 固定资产管理

　　· 办公文具消耗品管理

　　· 费用、数量统计、查询等

　　资源借用

　　· 固定资产和消耗品的借用登记、查询、归还，过程跟踪等

　　车辆管理

　　· 车辆的信息登记、用车申请、出车记录

　　· 各种费用统计、维修记录等

　　信息公告管理

　　· 所内事务通知，员工交流等

　　其他功能还有：话费管理、证照管理、无头行政文书管理等

　　3.4 人力资源管理

　　利用先进的 IT 技术，整合人力资源管理理念，使集团充分挖掘人才优势

　　员工档案管理

　　· 员工基本信息登记，支持多媒体数据(如可以将照片、学历学位证书、荣誉证书等扫描进计算机)

　　· 员工岗位描述、岗位调动记录、部门调动记录等，可以跟踪员工的全部历程，追述员工成长过程

　　招聘管理、劳动合同管理、绩效管理、培训管理

　　· 为员工的选拔、考核、成长、招聘与解聘、劳动合同等提供了有利的管理工具

　　3.5 个人知识中心

　　个人记事本、个人通讯录、名片管理、业务提醒、电子日历等功能为律师提供了个性化的工作与生活空间，同时积累个性化知识。

　　个人记事本

　　· 提供个人事务记录、个人事务约定、时间前自动提醒等功能

　　个人通讯录、名片管理

　　· 登记名片，并能查询与打印，同时可根据需要将名片共享，以供他人使用，也自由取消共享

　　3.6 企业文化管理

　　该功能活跃工作气氛，增强员工凝聚力。为创建优秀的企业文化提供了有利的平台

　　· 模块包括电子论坛、网上调查、贺卡系统等

　　3.7 知识交流平台

　　员工通过待办事宜、即时通信、邮件系统、手机短信等方便地相互交流

　　· 员工每天上班时，一打开自己的电脑，每天自己需要办的事情以及领导或同事交办的事情，便一目了然地在屏幕上显示出来，很清楚自己当天和以后所需做的工作。

　　3.8 系统管理与权限分配

　　系统采用集中统一权限管理，所有用户注册、文档权限设置和组织结构调整都在一个模块中完成，便于集中管理和统一授权

　　3.9 知识门户

　　本系统所有注册用户都通过知识门户单点登录，不同用户可以个性化自己的界面，可以与 ERP、CRM、HRM 等结合，实现数据整合，最大限度地利用资源

　　4.系统特性

　　· 以知识管理为核心，提升系统的整体应用价值。律师行业的特点，就是律师都是知识型的员工。将知识管理运用于律师行业，使得作为知识主体的用户能够快速、准确、方便地访问到其所需要的知识，实现快速的响应和最优决策。从而大大提高组织的创新能力、工作效率和员工的技能素质，最终提升整个组织的核心竞争能力。

　　· 以律师业务管理为基础，实现律师办案数字化、网络化和自动化。律师的主要工作是案件处理，因此，律师业务就是知识和技能的主要来源。确保技术的先进性，使律师行业与国际接轨。

　　· 以工作流程为主线，实现律师事务所办公自动化。工作流主要支持事务所的事务处理。通过工作流程的规范化和程序化帮助组织建立完善和规范的行为模式，同时使实践经验和知识得以保留和沉淀，以供他人分享和借鉴。

　　· 自动生成相关律师函和法律文书，支持在线填写法律文书，生成 Word 或 Excel 文档。充分尊重律师办公习惯，与 Microsoft Word、Excel 无缝整合。尽量减少律师在操作过程中的输入工作量，很多数据和选项只需通过鼠标或键盘选择即可。支持在线编辑和痕迹保留功能。

　　· 系统安全性高，权限分级细致严密。开发平台为 IBM 的 Lotus Notes/Domino，具有多达7层(管理者、设计者、编辑者、作者、读者、存放者、不能存取者)的安全控制机制，可以实现服务器、某个数据库、某个视图、某个表单、某个操作、某一篇文档或某个字段等的权限控制。可以跟踪并记录所有用户对数据库和文档的各种操作。系统具有强大的权限管理与灵活的授权机制，保证所内各级领导充分享有其恰当的权限。对重要文献、资料有严格的阅读、查询、打印、复制等权限控制。

　　· 系统支持多种数据备份机制，如磁盘阵列、磁带机、光盘机等，确保数据安全。

　　· 系统维护简单。系统采用 B/S(浏览器/服务器)结构，客户端只需安装上网用浏览器(如：IE)即可使用。并且操作简单，易学易用。符合上网操作习惯，支持移动办公。

　　· 支持多媒体信息，如：声音、视频、图像、动画等，都可以在系统中存储、读取和处理。

　　· 建立了强大的事物催办和提醒机制。由于律师工作繁忙，通过该系统可以轻松、合理地安排时间，通过声音、文字和图像提醒律师需要做的工作。

　　· 系统开放性好。系统通过企业知识门户可以与 ERP、HRM、CRM 等软件接口，极大限度地整合企业现有资源。

　　· 系统扩展性(Extension)和适应性好(Scalability)。系统支持集团所，通过网络连接和服务器群集技术，使分布在全国各地的分所都能高效地使用该系统。

　　(二)技术信息

　　硬件平台:

　　软件平台：

　　· IBM Domino Application Sever R6.0

　　· IBM Lotus Notes

　　· Sametime