一、系统简介
SAP Business One将帮助企业建设一个快速高效的营销网络系统。这个系统将遍布企业的整个销售网络。从广度上，覆盖所有总部、销售大区、分公司以及总部仓库、中转仓库，并延伸到包括代理商、经销商在内的整个渠道通路。从深度上，管理到每一笔销售定单、每一次仓库发货、每一笔销售结算、每一笔应收账款、每一次市场促销、每一个业务员、每一个最终用户。
高效率的业务控制需要高效率的信息系统。SAP Business One不仅仅是个信息反馈系统，它还是企业管理思想和规章制度的载体，是销售业务流程、物流运输体系、货款回笼制度等等业务规范的固化。总部系统管理部门按照企业的业务流程、审批制度，在系统内规划各模块之间的操作顺序、设定审批控制点、划分系统操作权限，从而达到实时控制业务运作目的。市场的瞬息变化使得企业要不断调整市场战略，相应产生的业务流程重组，部门机构缩减，也要求信息系统能够适应这种变化。SAP Business One利用工作流与动态重组技术，允许总部的系统管理人员进行调整业务流程和岗位职责，但严格控制分公司、构渠道节点的调整权限。完成分支机构的销售业务管理、客户关系管理、销售业务分析和于总部的应收结算。SAP Business One还使用手机短信、即时消息、电子邮件等快捷有效的信息交流平台，达到信息的及时、快速、高效的传递。
SAP Business One更是企业决策层洞察市场的眼睛。随着信息系统的逐步深入和实施应用，系统内蕴涵着大量的交易数据。这些数据就是企业的财富，如何发挥应用这些数据资源，SAP Business One中整合了世界一流的商务智能软件。利用商务智能工具，挖掘数据资源，协助企业管理层进行行业市场分析、区域市场分析、渠道结构分析、促销效果分析、客户分析、业务员业绩分析等等。
二、产品特点
1、全面集成的业务功能
SAP Business One中文版提供的业务功能覆盖了账务、销售、采购、库存、银行、客户关系管理、生产装配和成本管理等企业管理方方面面的内容。企业的各种业务数据高度集成共享，避免重复投资信息化建设。
2、完全满足中国本地化要求
SAP Business One中文版可使用多项应用方案来处理企业的所有业务流程，并且完全符合中国法律和应用习惯的要求，囊括了中国会计制度以及会计流程中的特殊要求，例如凭证审批、凭证冲销、增值税的处理等。
3、开放的接口
使用SAP Business One 中文版提供的标准接口，用户可以方便的对该方案进行扩展并与包括mySAP商务套件解决方案或客户已经使用的其他IT 系统集成。
4、友好的用户界面
SAP Business One 中文版的界面采用用户熟悉的Microsoft Windows 风格，其清晰易懂、设计布局合理的界面让用户使用起来非常方便，降低了软件的培训成本。
5、在线报警、审批功能
用户可以在系统中灵活配置工作流程。例如对销售过程中的报价审批，采购过程中的审批等。根据用户配置，当销售折扣超出权限范围，系统将自动发E-mail 或SMS 信息到相应的管理者，并且可以对超出的折扣重新进行审批。
6、强大的报表分析工具
SAP独创的具有专利权的“拖拽相关”技术使用户能在桌面上拖动不同数据库中的信息，通过鼠标就能完成大量复杂的业务分析活动。
7、与Microsoft Office 工具灵活集成
SAP Business One 中文版能通过与桌面工具链接来访问电子邮件，或直接用创建新邮件。所有的商业文件或交易记录都可以方便的转换为电子文件或Excel 表格，通过点击鼠标就轻松将这些文件发出。同时用户还可以在系统中为某类文件某个用户建立固定的文档模版。
8、实用的客户关系管理功能
大而复杂的客户关系管理系统并不能满足于小型企业对简单实用，性价比高的要求。SAP Business One 中文版中提供简单实用的客户关系管理的功能，满足小型企业对客户资源、销售过程以及销售人员管理分析的要求。
三、系统技术架构
1. SAP Business One的系统架构
2. 推荐运行环境
四、功能简介
1、系统管理
系统管理模块用于进行系统的基本配置，用户可以使用该功能建立公司、定义基础数据(例如用户、货币、支付条款、销售人员、佣金组等)。使用系统管理的功能，用户还可以进行被破坏数据的恢复，定义汇率表，定义权限表等。
汇率表：在该表中用户可以输入所需的外币汇率和指数。当系统生成试算平衡表、资产负债表或损益表时，用户可以使用本位币、系统货币出具会计报表，系统可以根据当前的汇率折算成相应的外币报表或者自动从网上下载汇率。
灵活的系统工具：利用这些工具，用户可以进行数据备份、转移年度数据、检查和修正数据、或者自动运行预定义的过程(内部宏)。
在线预警管理：定义个人的在线预警功能列表。用户可以选择希望接收的预警类型，定制个性化预警以及定义各预警的参数。预警信息可以通过传真、短消息、Email 或者内部Mail 等多种方式来发送。邮件、传真和短消息管理中心：系统允许用户通过邮件、传真和短消息多种方式来发送系统中的任何文档或报告，从而成为用户的信息交换服务器。各种消息既可以单独发送也可以群组发送给内部用户、客户以及供应商。
2、总帐
总帐可以满足整个财务活动的需要，包括一般分类帐，科目的建立和维护，日记帐分录录入，外币调整，以及预算管理等。用户输入日记帐分录(大部分的日记帐分录是从销售、采购、库存和银行模块自动过帐)时可以将每笔分录分配到不同的项目和利润中心。系统将自动生产试算平衡表。并可以对自动生产的利润表、资产负债表等对外报表进行比较分析。
临时日记帐分录：利用此功能输入或查询临时日记帐分录到一个批处理队列，在真正过帐为日记帐分录前可以审核、校正这些临时分录。周期性的分录交易：用于创建周期性分录交易。可以为之设置交易的执行频率，系统会自动提醒你确认这些交易。
汇率差异：利用此功能调整外币科目到本地货币，同时允许分配差异 到相应科目上。
预算：能够定义和跟踪预算。可以定义预算场景、分摊模式、任意货币金额(本地或外币，或两者均定义)。可以查看计划的预算和实际的花销。当任何预算项目超过了月份和年度份额，系统将自动发送警告。
财务报表模板设计工具：用于快速创建任意多的财务报表模板。利用此功能可以设计不同目的的财务报表(如，为经理准备的利润表，按内部用户的要求分类和排序)。
3、销售和分销
用于管理所有与销售相关的活动，包括创建报价，输入客户订单，交货，更新库存，管理所有的发票和帐目收据。该系统支持客户不同的应用模式，用户可以根据实际应用简化销售环节。使用该系统产生的发票记录可以自动生成销售凭证、退货凭证。报价订单提货单发票借方凭证
报价：用于将报价信息发送给客户。在此可以计算本次报价的毛利，检查库存状态(总体库存或特定仓库库存)以及客户当前结余。用户还能够随时查看某次报价中任何项目上一次对特定客户提供的报价。同其他的文档一样，报价发出以后，只需单击一下就可以把该报价单导Microsoft Word 中。
订单、发货单、发票：用于处理销售过程中的相关单据，系统根据单据信息自动更新仓库中物料的数量、价值。并可以灵活处理退货、一次性客户购买、预付款购买、让利促销等多种特殊销售活动。
预制凭证：当用户仅想出具发票而不想影响财务账时，可以使用预制凭证。
自动汇总向导：该向导可以自动地将与所有客户相关的全部前期应收文档汇总到一张发票中。如果需要在月中不断生成订单和发货单，但仅在月底时为每一客户生成汇总发票，则该功能非常有用。
4、采购
用于管理向供应商的采购活动，包括合同、采购订单、收货、库存的补充，进口货物、退货处理等。使用采购订单，系统会及时更新所采购物料的可用数量，同时会把送货日期通知给库存管理员。通过收货、发票等环节，用户可以更新库存数量和库存金额信息，并且自动生成采购业务有关会计分录。并且可以归集采购中不同类型的成本与费用(船运，保险，关税等)，将这些费用与产品的采购价格一并更新到库存实际价值中。收货采购订单贷方凭证应付发票源单据目标单据
5、业务合作伙伴
在该模块维护所有客户、分销商和供应商的主数据(这些主数据可以来自总部系统中(比如SAP R/3 系统)已有的客户和供应商数据)。并对与业务合作伙伴的联系以及销售活动进行管理。根据这些主要信息，用户可以对销售机会和客户信息进行全面的多角度的分析。
主数据管理：用于记录客户和供应商的所有记录。 如客户地址、销售代表、信用情况以及客户分组等信息。对每一个主数据均可以定义任意多的联系人信息，包含电话号码，电子邮件地址和其他重要数据。并可在其中直接记录与客户或供应商所发生的业务联系，发送电子邮件或检查所有重要信息，如客户销售报表，详细余额等更多信息。客户和供应商的业务联系：用于记录与客户或供应商发生的电话，会议或其他形式的业务联系，并可将每次联系的相关文档作为附件记录于系统中，成为客户与供应商数据的一部分。
业务联系分析：用于分析所有业务联系，可以按天，按周等不同条件进行分析。
销售机会：用于记录从初次客户接触到成功完成销售合同的所有活动。包含销售机会特征、来源、总价值、预计签单日期、合作伙伴、竞争对手和主要工作等信息。在产生第一次报价后，可链接到销售的跟踪与分析功能。
销售情况分析：根据客户、产品、销售员对销售情况进行分析，可实现三维的综合分析(如某销售员销售某种产品给某客户的情况分析等)。在报表中自动产生图形化的分析结果。报表具有细分、跟踪功能， 可以从最顶层的汇总信息(如客户大类的销售情况)分解到最底层的数据源(如某客户的某一张发票信息)。
销售分析图表：用于动态分析销售业务的各个阶段，从潜在客户信息到销售订单。以图形化的方式进行显示。系统可以显示目前处于前10-30 的销售机会，用以帮助分析销售趋势和购买习惯。
6、银行业务
该模块用于完成所有与出纳相关的业务，用户可以使用现金、支票、银行转帐、信用卡等多种支付方式处理对外付款和收款。可以使用该模块管理支票、信用卡。
收款：利用此功能完成客户收款， 支付方式可以为支票、信用卡、现金和银行转帐。通过分配款项到客户的发票，可以简化收款处理。收款将自动更新会计分录。
付款：利用此功能支付款项给供应商，可以分配付款到未清发票。
存款：利用此功能可以方便地存入现金、信用卡或支票到银行。
支票管理：用于管理所有支票，可以用它签署或取消支票。
银行对帐：系统具有功能强大的对帐模块，用户可以输入银行帐务数据或直接从一个文件导入数据。
对帐：系统提供完全自动化的对帐功能，根据定义的对帐参数灵活对帐，处理应收应付账款的核销。
7、库存管理
用户可以在系统中建立不同的物料及仓库，并对物料进行管理，定义物料特性及价格清单。使用该模块可以处理库存盘点、仓库间调拨、寄售等特殊业务。
物料管理：用于管理所有的物料数据，包括物料名称、编码、条形码、商标、尺寸、价格和物料的图片。还可以在同一屏幕查看物料的库存量、定购数量以及销售分析。
价格清单：用于定义所需的价格清单，并将其分配给相应的客户或供应商。使用该功能可以轻松地创建价格清单间的动态公式连接，这样，当实际采购价变化时可以自动更新价格列表。
特殊价格：用于记录特定客户或供应商的特殊价格，可以设置与数量相关时间相关的特殊价格，并为某类客户组定义特殊折扣等。
库存收发货：用于记录不直接与应收应付单据相关的无订单库存收/发货。
库存移动：当你使用多个仓库时，可以使用此功能记录所有仓库间的转移。
库存处理：提供更新库存物料未清余额，以及在系统内记录盘点结果的功能。
8、生产管理
该模块提供简单的生产管理功能用于定义物料清单、创建工单、产品及原料的可用性检查和报告。主要功能如下：
物料清单(BOM)定义：用于定义多级的物料清单，可以定义成品及其所需的所有原材料，包括原材料的数量和相应的仓库。
工单：用于记录生产的顺序，可以使用工单检查现有原材料的库存是否可以满足生产的需要。
未清工单：用于显示所有未完成的工作及其相应的工单。
生产检查：在工作流程的任意阶段，检查所有物料的可用性。
9、成本控制
该模块用于快速确定利润中心和成本分摊因素，并且生成每个中心的利润及损益报告。
利润中心：用于定义利润中心或部门。在定义科目时，可以直接连接一个科目到相关的收入或费用帐户上。
费用分摊规则：基于计算规则和业务经验，可以定义不同的成本分摊规则。在定义科目时，可以直接连接一个费用分摊规则相关的收入或费用帐户上。
利润中心和成本分摊表：用于显示所有的成本中心和分摊规则，可以方便地查看并修改分摊指标，也可以直接创建新的利润中心和分摊规则。
利润中心报表：该报表用于显示每个利润中心的损益情况。
10、报表
强大的创建报表的功能覆盖企业业务运作的各个方面，所有报表均可方便的导出到Microsoft Excel。内置的数据导航系统允许用户自由查询数据，充分节省时间。主要报表如下：
待处理清单：用于帮助各级经理迅速了解最新业务情况，对所发生的异常情况如：未支付的发票，未清报价与订单等进行及时处理。与Microsoft Word 的无缝链接支持在线Word 文档创建，用于完成与客户联系的信件等文字处理工作。
客户/ 供应商帐龄分析：可按照不同帐龄分段、排序分析客户/ 供应商的应收/ 应付帐款情况。可回溯至每一行项的具体信息。并可自动链接Microsoft Word 创建系列客户帐户信息记录。
销售分析：根据客户、产品、销售员对销售情况进行三维分析，在报表中自动产生图形化的分析结果。报表具有细分、跟踪功能， 可以从最顶层的汇总信息分解到最底层的数据源。
查询接口、查询向导：是一种灵活强大的报表工具，用户可以根据需要选取系统中的表和字段，建立自己的查询报表，已建立的查询可保存使用。
记帐报表：用于提供所有重要的记帐报表，如科目与主数据清单、总帐科目报表、VAT 报表等。
财务报表：包含以下所有主要报表，资产负债表、损益表、成本中心报表等。
库存报表：显示所有库存相关的重要信息，如材料清单、出入库文件记录、库存状态、仓库余额报表、库存评估表、产品树报表等。
其他报表：最新价格报表、非活跃客户信息、滞销产品信息等。
