需求概述

　　经过多年的信息化建设的努力，各企业已经建立了若干信息系统。

　　企业，内网有客户关系管理( CRM )、企业资源计划( ERP )、供应链管理( SCM )或物流管理等系统，以及一些专业的应用，诸如电力行业中的 SCADA 系统。在外网上，构建了网上申报审批系统及网上调查、支持服务中心这样的系统，各个系统，通过企业信息门户进行有机的整合，实现与企业对内和对外的各种商务活动的管理。

　　企业的网上申报审批，主要发生在 1 、内部员工和企业之间； 2 、用户与企业之间； 3 、企业上下级部门之间；

　　不论是对内的日常管理效率的提升，还是对外的为用户提供服务，抑或是企业之间的商务往来，一个共同关注的核心问题，是如何简化审批手续，加快审批进程，提高审批质量，从而提高企业的竞争力，在市场中占得先机。

　　技术发展到今天，众多的企业即便没有构建自己的企业门户，也建设了自己的网站，并且，各种业务 处理，正逐步向网上处理过渡。因此，企业的各种申报审批事宜，其发起点通常为网站。然后，申报信息流转到企业内部网，完成审批流程。整个过程需要不同系统协同工作，因此，如何实现在不同系统之间的信息交互和信息流转，成为企业必须解决的一个重大问题。

　　简单举例，例如某公司，其产品销售需要大量的合作伙伴，因此，在该公司的门户网站上，相关企业可以下载合作伙伴申请表。下载填写完成之后，再提交回来，然后在该公司的内部办公系统中流转，完成审批过程。其流程图如下：

　　申报审批流程如下：

　　潜在合作伙伴通过信息门户，下载合作伙伴申请表单，填写完毕后上载，进入企业内部的办公自动化系统，由企业内部专门的审核人员进行审核，部门经理复审，总经理最后审定，再由审批人将结果反馈给潜在合作伙伴。整个流程涉及到企业信息门户和企业内部的办公自动化系统。以及电子印章系统。

　　传统解决方案

　　由于技术条件的限制，以及企业申报审批表格种类繁多、数量巨大、经常变更的特点，传统的企业申报审批采用 word 、 excel 作为电子申报审批的载体。企业信息化人员编制 word 表单，发布到信息门户上；申请人网站下载表单进行填写，填写完成的表单再提交到网站上 ；然后，企业根据申报的种类，手工或自动地将该表单路由到相应的处理部门；处理部门收到该表单后，工作人员再将该表单重新录入到管理信息系统中，或者，通过办公自动化系统在机构内部流转，完成审批过程，大多是干脆直接打印成纸面文档，不同的参与人在纸面上进行审批和盖章。

　　传统方案的弊病

　　传统的解决方案中，信息系统的确辅助用户完成了整个申报审批流程。但是，对于申报审批的核心——信息——却没有很好地管理起来。由于信息以 word 文档作为载体，很难将信息从表格中提取出来，作进一步的汇总分析用，而作为 word 文件存储的信息，不论是检索还是管理，都存在很大的困难。

　　在上例中我们看到，不同管理系统之间，从企业信息门户到各部门的办公自动化系统，各个系统之间没有统一的交互语言和方式，信息的交互需要人工参与。人为参与越多，则办公效率越低，成本越高，更重要的是，出错的可能越大。

　　此外，采用 Word 表单，由于无法提供校验能力，对用户填写的信息，没有制约，从而无法保证信息的质量。以伐木申请书为例，其中单位总用地，应该填写数值，采用 word 表单，可能有些人就会填中文。

　　电子印章技术逐步走向成熟，诸如书生公司的电子印章产品，在国内已经具有很高的权威性。但是，采用 word 表单，不支持电子印章功能。并非技术上做不到，而是因为 word 文档是可编辑的文档，在上面盖章确认不了任何东西。因此，即便企业已经上了电子印章系统，在这种情况下，还得将审批表打印出来，盖上公章再下发下去。

　　智能电子表单解决方案

　　书生智能电子表单，是基于 XML 、 WebService 技术的新一代智能电子表单。提供所见即所得的表单编制工具，表单格式与数据分离，以 XML 方式存放，从而可以方便地在不同系统之间交互。审批痕迹跟踪的能力，保证了可以跟踪不同人员对表单的操作。电子印章功能的支持，允许用户直接在表单上盖章。并且，数据可以直接入库，从而为信息检索和进一步的汇总分析提供了可能。

　　1 、所见即所得的表单设计工具

　　用户通过拖拽，将控件放到表单工作区，编制表单的过程非常简单。不懂技术的用户也可以很轻松地自助设计表单。业务专家的全程参与，减少了沟通的环节，让需求随时在掌控中。

　　2 、表单发布及建库

　　表单格式与数据分离，以 XML 格式描述表单，系统自动根据表单格式建立数据库表(用户可通过图形化界面调整)。

　　3 、表单填报

　　公众和企事业单位可通过浏览器或专用的填写客户端，在线或离线地进行表单填报。填写完成的数据同样是 XML 格式的，可直接入库，也可以直接从信息门户提交给相关审批机构进行审批。

　　4 、电子印章

　　书生智能电子表单，支持电子印章和电子签名。在整个工作流程中，可以不打印任何一张表，以电子的方式完成整个申报审批流程。

　　综述

　　采用书生智能电子表单系统作为企业申报审批的电子媒介，带来以下好处：

　　1 、再也不用害怕表单数量众多和表单经常变化的情况。新一代的智能电子表单对传统的开发方式带来了颠覆性的革新。表单是画出来的，而不是通过写代码写出来的。并且，智能表单的柔性和灵活性，使得表单系统足以适应企业商务活动内容的变更；

　　2 、基于 XML 技术的智能电子表单系统，为信息在企业的不同系统之间交互提供了可能。从企业信息门户到企业内部办公系统，从企业总部到具体办公部门， XML 提供了共同的语言。信息沟通流畅，提升办事效率；

　　3 、高质量的，存储在数据库中的信息，为信息检索和进一步的决策支持分析奠定了基础。数据真正转化为对领导有价值的信息。