上海市委市府信访办公室是上海市委、市府的直属机关，更是上海市委市政府与人民群众沟通的桥梁。其主要的业务职能由二大部分组成:
．受理人民群众给上海市委、市政府及领导的来信、来访、来电; 接办中共中央、国务院等领导机关以及中央直属部门转办、交办的信访件; 协调处理市委市府领导委托办理的信访事项; 并负责督促、检查处理结果，协调处理从信访渠道反映出来的综合性社会矛盾。
．定期综合分析来信来访的情况，整理编辑重要信访信息，及时为市领导提供社情民意和有参考价值的意见建议。
应用环境与需求
在日常工作中，信访办每天都会收到大量来自人民群众和各级部门的来信与来电，受理群众的来访，工作任务繁重，信访信息的整理工作量大且复杂。信访办的传统业务流程是: 首先用薄册和卡片对各种信访进行基本信息和重要信访件登记以便查询，然而按照不同的处理形式分别起草交办和转办函并给信访人回信。对于来信来访的信息综合分析只能依靠工作人员勤作笔记、勤作分析，有时还需要复印原件，摘录原始资料，然后人工进行统计分析。由于信访处理过程所涉及的环节较多，处理形式难以统一，从而导致较大的工作量，而且在各个环节上还经常有许多重复性的劳动。
为了有效减轻信访办的工作负荷，提高信访处理效率，上海市委市政府信访办在90年代初采用Foxbase建立了一套数据库管理系统，初步解决了人工统计、重复登记和查询单一的问题，作为业务办公的辅助手段发挥了一定的积极作用。但基于当时的信息技术应用水平，这一简单的信息管理系统难以实现对信访办业务处理流程的根本性改变。由于缺少协同工作环境，在整个业务流程完成以后，仍需要每个工作人员对每个处理环节作全面了解后，才能进入系统操作阶段。
随着信息技术的发展和国内信息技术应用水平的提高，积累了一些有益的信息化建设经验、对应用先进信息技术能带来的高效率和便捷性拥有切身体会的上海市委市政府信访办公室，早在1997年，便决定采用先进的信息技术构建高效率的办公自动化系统，特别是希望应用工作流技术全面优化信访办的业务流程，通过工作流程监控强化工作管理，实现信访业务处理的高效率。当然，作为政府部门，信访办公室对系统的安全性特别是工作流程的安全控制能力有着很高的要求，要求工作流程高效、安全可靠、简单易用。
技术选型
上海市委市府信访办深入讨论分析了系统的功能需求，同时调查了解了国内一些公文管理系统的开发和应用情况。对系统的安全性、扩展性和系统管理可维护性、数据的自动流转、业务流程的监控、跟踪、统计等方面进行通盘考虑后，最终确定了以近年来计算机技术界推崇并广泛应用的群件系统 Lotus Domino/Notes作为系统的开发平台，并采用集高科技开发的可视化工作流程管理软件—JetFlo For Notes。
Lotus Domino/Notes是世界主流的企业级通讯、协同计算和Internet/Intranet平台， 具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制，尤其适合于处理各种非结构化与半结构化的文档数据、建立工作流应用、建立各类基于Web的应用。其完善的安全机制和高效率的工作流能够为上海市委市政府信访办公室的业务处理提供可靠的安全性和强大的协同工作功能。
JetFlo For Notes是集高科技公司在Lotus Domino/Notes平台上长时期开发各类关键性业务办公自动化应用而演化出来的经验成果。JetFlo提供一个图形化的工作流生成器，运用拖拉(Drag&Drop)手段，让用户定义其工作流程，在Lotus Notes平台上把文档按照所定义的规则进行流转，无需编程，使 Notes在实现工作流程的机制和环境获得大幅度的延伸;它提供有关详尽的跟踪、监控及统计资料，帮助用户有效地检查工作上的瓶颈，从而作出适当的调整，为Lotus Domino/Notes平台建立完整工作管理模型提供进一步增值。
