挑战
尽管 IBM 已使其项目管理方法标准化，但是整个公司的各业务单位仍使用各种不同的工具来支持他们的项目管理。为了提升其业务流程的整体效率，IBM 不断寻找可以提供跨国企业所需的功能性、安全性、伸缩性和可用性的解决方案。
解决方案
通过在 IBM Rational Portfolio Manager 上推行标准化，IBM 集中了其项目数据。该解决方案的健壮功能包括项目组合管理、容量和资源规划、项目管理、时间和开支管理、过程模板化和自动化、项目文档管理以及项目协作。
好处
Rational Portfolio Manager 不断帮助 IBM 提高员工生产力、降低开支、改进数据流、完善决策制订以及增强项目控制。
作为世界上最大的信息技术企业，对于该行业某些最先进的解决方案以及技术开发和制造领域，IBM 是公认的领导者。通过遍布全球的 300000 多名员工，IBM 开发了一些解决方案，帮助各种规模的企业进入创新和随需应变业务的新时代。IBM 还为其客户提供咨询和交付服务支持，以帮助确保每个解决方案都能成功实现。
IBM 不断取得成功的关键在于其对于项目文化构建的关注，而且这种构建将全面考虑到内部产品开发组和外部服务交付组织。因为项目管理是非常宝贵的行为准则，所以 IBM 承诺创造史无前例的项目管理方法和实践方案。但在最近几年，IBM 意识到在标准化方法已就位的同时，却在每个业务单位、地域和独立项目团队所使用的项目管理工具方面还没有实现标准化。结果是毫无必要的维护和培训成本以及无法有效地在项目团队内外共享项目数据。
“IBM Project Management Center of Excellence(PMCOE)计划为整个企业的项目管理提供一种一致的方法” ，Tony DeBellis(项目经理，Project Management Technology，IBM Global Services Business Transformation Enablement Organization)解释说， “同样，PMCOE 希望检验 IBM 各种各样的项目管理活动并找出将这些活动整合到企业的单一投资流中的方法。我们希望找到这样一种解决方案，即能够帮助我们改进整体的项目管理过程、降低运营开支、加强客户满意度、获取对项目的更多控制以及改进整个企业的数据流。”
寻找解决方案
在 1999 年，IBM 开始寻找这样一种商业上可行的解决方案，即可以为跨国企业提供所需的功能性、安全性、伸缩性和可用性。运用由大约 260 项内容组成的项目组合和项目管理能力的检查表，一个 IBM 项目管理专家队伍开始了为期 6 个月的全面评估过程。通过包括了可用性和伸缩性测试、差距分析和一次“烘烤比赛”的这一过程，将其领域从 8 个解决方案缩小到 5 个，接着是 2 个。
最后，IBM 选择了来自 SystemCorp 的 PMOffice 企业项目组合管理解决方案。“我们选择 PMOffice 是因为我们感觉它真正是能够支持我们的全球业务的行业中最佳的、基于资源库的解决方案”，DeBellis 说。“它不仅提供了最佳的可用性能力，而且还提供了我们所寻求的覆盖面最佳的项目管理过程。”
根据产品的内部成功以及越来越多的企业正在转向基于项目的文化这一事实，IBM 将 PMOffice 看作是对其现有软件产品组合进行补充的一个战略性成员。
Application Management Services
IBM Application Management Services(AMS)组织内有超过 3000 名员工使用 Rational Portfolio Manager 来将他们的全球项目管理工作集中到一个基于资源库的解决方案中。
过去，AMS 员工需要使用各种工具(如 IBM Lotus Notes 和 Microsoft Project)来管理项目。今天，Rational Portfolio Manager 使员工能够使用单一工具来存储、共享和管理他们的所有项目管理信息，包括项目计划、任务分配、工作产品、问题、风险和变更请求。另外，AMS 客户能够安全地查看挑选的项目数据。
并且，由于项目数据可以很容易地上升到计划和项目组合级别，管理层可以快速地识别有问题的项目并立即采取纠正行动。这种数据的整合还使 AMS 能够实时响应客户请求、提供状态和确定资源选项。
系统还允许用户访问 IBM 规定的项目管理方法和存储每个人的个人职务，以便项目管理层可以很容易地查看全球可用的资源，以随时供项目使用。
使用 Rational Portfolio Manager，AMS 降低了生成项目报告所需的时间量、改进了管理层分配资源的能力、提高了生产力，并且增强了其客户服务的质量。
在 2004 年 11 月，IBM 收购了 SystemCorp，并将其产品并入基于 IBM Rational Portfolio Manager 的 Rational 软件，在那里，它的功能继续得以发展。
创造企业范围的价值
根据 DeBellis 的介绍，不管利用了多少产品功能，Rational Portfolio Manager 都能为企业、业务单位和项目/洽商等各个级别提供价值。Rational Portfolio Manager 正在帮助 IBM 提高员工生产力、降低问题项目的数量、消除与维护各种工具相关联的成本以及增强其整体项目管理能力。
例如，通过在 Rational Portfolio Manager 上推行标准化，IBM 已开发了一组企业范围内使用的培训和支持材料 - 包括标准和实践、指导文档、基于 Web 的“how to”文档、即时远程学习模块和内部销售补充材料。然后，如果需要支持其独特的业务需求，每个独立的业务单位可以定义这些材料。标准化的培训还提供给各种项目成员，包括独立成员、项目经理和业务单位经理。已经开发了这个培训来支持 IBM 的认证和项目管理课程目标。“在 IBM 全球服务部中，我们期望项目经理每年至少完成 40 个小时的培训”，Dick Rothen(项目经理，Application Management Services，Americas Tools and Technology) 解释说， “我们已经建立我们的培训以便使它与公司的 IBM 项目管理认证计划和项目管理协会(PMI)的认证标准相一致。我们相信这一培训有助于开发每个人的综合技能并加强项目管理职业的整体生命力。”
制订更明智的决策
类似于所有成功的企业，IBM 依赖于获得最新和最准确的信息以便作出关于其业务的明智决策。Rational Portfolio Manager 帮助确保 IBM 管理层在他们需要时能够访问所需的信息。工作管理和团队协作功能使团队成员能够在单个资源库中交流、存储和共享项目信息 - 其中包括变更请求、问题和风险、项目进度计划、任务分配、时间和开支数据以及项目文档。
全球服务部公共机构战略外包
在 2003 年 7 月，IBM 与加州政府签订了一项为期 10 年的合同，合同内容是为全州范围的“儿童支持实施”系统提供应用开发和外包，该系统将确保州内成千上万的儿童收到重要的财务支持。
IBM 全球服务部公共机构战略外包组织负责管理该项目的所有方面，该组织有数百名员工，管理 60 个集成的子项目和超过 13000 个任务。
为了支持该项目，IBM 全面使用了 Rational Portfolio Manager 来记录时间表、支持资源分配以及报告项目中的里程碑式事件、截止期限以及自动挣值。从这一数据生成了 15 种不同的报告并提交给加州政府和 IBM 管理层的相关人员。
Rational Portfolio Manager 正在帮助外包团队更好地跟踪所有的人员活动、更准确地报告项目的状态以及确定是否与项目里程碑保持一致。
这消除了计划和项目经理每周或每月定期手工发送供评审和核准的文档或手工收集团队成员数据的需求。与此同时，项目组合管理提供的功能(如投资分析图、记分卡和多维 OLAP 数据透视表)能够将项目信息汇集到主管仪表板，使 IBM 管理层能够评审其项目组合的整体运行情况，同时在需要时浏览特定项目的详细信息。
根据 Rothen 的介绍，一次输入数据并将其上升到计划或项目组合级别的能力，帮助维护了项目数据的完整性，减少了冗余工作并使其很容易地报告每个项目的当前项目状态。“每个月，我们都与我们的主管一起进行项目管理评审，以分析所有正在进行的项目、提供每个项目的运行情况状态并确定哪里需要做出变动”，他说道。“在采用 Rational Portfolio Manager 之前，会议要持续大约 6 个小时才能完成 - 并且那些时间没有包括组合存储在不同工具、个人笔记本上或者在多个数据库中必需的会议信息所花费的时间。通过 Rational Portfolio Manager，我们不仅减少了会议所花的时间，而且实际地消除了收集和整合数据所需的时间，因为这些材料都存储在中央位置。”
改进资源分配
该产品的容量和资源规划功能使 IBM 能够更好地平衡项目工作负载并确保将正确的人力资源分配到合适的项目中。因为 Rational Portfolio Manager 存储了所有团队成员的相关信息 - 包括技能集合、职务、可用性、经验和知识 - 在将人员分配或重新分配到特定项目或项目中的任务时，管理层能够立即访问他们所需的信息。 “作为地域上分散的组织，我们使用 Rational Portfolio Manager 来创建无边界的资源环境”，Joe Londa(Rational Portfolio Manager，Engineering and Technology Service)解释说，“过去，我们组织内的各个小组没有共享相同的职务定义，这经常造成很难寻找某个特定项目的相关人员。另外，各个经理维护着需要定期更新人员数据的电子表格。通常，我们需要打电话或通过电子邮件询问团队成员以便找出可用的相关人员，这浪费了宝贵的时间和精力。Rational Portfolio Manager 使得决策制订更容易，帮助我们更快地为项目配置人员，并且帮助我们更好地了解整个组织中拥有的人力资源。”
工程和技术服务
IBM 工程和技术服务(E&TS)部门与各企业紧密合作以设计、开发和制造创新的电子产品，如世界上最快的超级计算机(Blue Gene)、先进的编程器、定制芯片、工业设备和 PDA。
E&TS 实施了 Rational Portfolio Manager，以解决几个运营问题，包括资源管理和资源优化问题。之前，项目团队使用了大量的工具，将文档和构件存储在独立的 PC 和数据库中。
现在，Rational Portfolio Manager 能够支持超过 200 个项目和 100 个提案。大约 900 名遍布全球各地的 E&TS 员工使用 Rational Portfolio Manager 来执行项目组合分析和管理、资源规划、项目管理、财务跟踪、人工费用核算和风险管理活动。
Rational Portfolio Manager 已经帮助 E&TS 对每个项目获得更好的控制、有效地分配资源、加强项目团队和管理层的沟通以及改进其变更管理过程。
Rational Portfolio Manager 还帮助 IBM 更好地跟踪项目人员的工作情况，这在分配或重新分配资源时尤为重要。“Rational Portfolio Manager 提供了我们所需的(甚至是缺乏的)质量数据，使我们能够随时了解项目的资源情况”，Bruce Morrison(项目经理，Rational Portfolio Manager 部署部门，Engineering and Technology Services)说道。“在一个实例中，我们的管理团队发现，在某个月，有 8 位多余的员工被分配到了该项目，而项目经理却没有意识到。采用 Rational Portfolio Manager 后这种类型的情况不再出现。”
有效的项目管理和报告
Rational Portfolio Manager 中提供的项目管理功能使 IBM 项目经理能够实时地跟踪指定任务的所有人员活动、平衡资源负载以及计算进度计划和预算偏差。可以设置该系统以包括每个活动的预测、估计以及实际的开始和完成日期，允许管理层方便地评审临近截止期限的进展并对可能在截止期限前无法完成的项目采取相应的行动。这意味着每个分配任务可以包括实际花费的时间、估计的完成时间和工作已完成的百分比 - 由管理层或客户查看概括了项目进展报告的关键数据。
“当从事大型项目时，定期报告所承担的工作量以及达到的里程碑是非常重要的”，Nancy Kastell(儿童支持实施项目的进度计划经理，IBM 全球服务部公共机构战略外包)说道。“使用 Rational Portfolio Manager，我们能够制订一个基线进度计划、捕获在项目的每个组件上花费的时间并确定我们是否符合截止期限。我们还能够自动创建挣值报表，该报表准确地反映了活动消耗时间与预测的计划工作量的对比。根据我的经验，挣值是一种准确测量任一给定时间您在项目中所处位置的最佳方法，但是在其他工具上创建起来并不方便。”
支持过程执行和复用
由于随时有上千个项目同时进行，能够创建模板以共享和复用项目工作细分结构、项目洽商模型、过程指导以及项目工作产品是 IBM 降低成本并确保项目按时和按预算完成的根本方式。Rational Portfolio Manager 使项目团队不仅能共享项目工作产品，还能共享确保每个项目完整性的企业范围或行业认可的方法。使用“拖放”功能，通过选择项目类型的项目洽商模型模板(该模板包括了与任务关联的一组完整的过程指导工作细分结构和工作产品模板)，项目经理就能快速启动新的洽商。这使得项目经理和团队成员无需从头开始启动项目。
“对于我们的组织，Rational Portfolio Manager 已经成为存在于 IBM 内的所有项目管理启动程序的资源库”，Rothen 介绍说。“使用拖放功能，我们的团队可以将有关的工具和模板(如我们的 IBM 全球服务部方法、洽商支持方法或全球项目管理方法)运用到他们的项目中供每一个团队成员分享。这个功能还意味着这些工具和模板可以很容易地复用到其他项目，帮助我们节省时间、消除重复工作和维护每一个项目的高质量级别。这个工具已经真正打开了面向外部世界的窗口。”
解决安全性、一致性需求
与任何 IBM 项目一样，项目团队必须能够提供诸如状态报告、里程碑和资源使用数据等信息给所有有兴趣的各方，包括客户和上级管理层。开放通信很重要，而以安全方式维护项目数据则更为重要。Rational Portfolio Manager 通过健壮的安全系统，帮助确保其项目数据的安全，它允许项目团队设置用户对项目数据的访问级别，包括报告、可重用资产、核心技术和人员的职位、设计文档、风险管理数据以及同级评审。
通过支持行业标准的实践并使企业能够维护其项目文档的更多控制，Rational Portfolio Manager 帮助 IBM 满足客户期望、内部审计和外部一致性法规。“最近，我们的组织参与了 ISO 9001 评审过程”，Londa 说。“通过使用 Rational Portfolio Manager，我们可以很容易地演示对所有项目文档的可靠控制过程，因为我们有能够收集、管理和存储资料的安全方式。” 另外，许多企业期待 IBM 将基于公认的行业标准的高质量项目管理过程应用到每个项目。通过支持 CMMI 过程和构成项目管理协会(PMI)项目管理知识体系的 9 个领域和 37 个项目管理过程，Rational Portfolio Manager 解决了这一期望。
展望未来
随着 Rational Portfolio Manager 采用率的稳定提高(每月 500 到 1000 个新用户)，通过在其所有业务单位和项目团队使用这个全面、标准化的工具，IBM 相信它将继续从中取得真实的成果。
在各个组织从部署 Rational Portfolio Manager 中获得可观收益的同时，其中的许多组织认为这些收益只是代表冰山的一角。“我们相信，我们只掌握了这个工具的表面功能，我们决定将该工具扩展到整个组织”，Rothen 总结说。“我们相信，诸如工作流和协作的能力只会使我们的项目团队更加成功。因此，我们正在积极使用 Rational Portfolio Manager 替换原有的技术并努力工作以真正了解这个颇有价值的解决方案。”
